Ответы на Вопросы
Вопрос:
В процессе хозяйственной деятельности, которую в основном сопровождают менеджеры, компании сталкиваются с различными ситуациями, впоследствии приводящими к судебным разбирательствам. Во многом, это обусловлено тем, что компании стремятся быстрее заключить и осуществить выгодные сделки, нередко пренебрегая основными правилами договорной работы с контрагентами.
Итак, наши клиенты часто интересуются, какие основные «ошибки» компаний, которые потом могут обернуться проблемами с контрагентами, и как избежать их.
Ответ:Наши специалисты отвечают.
Итак, можно выделить следующие основные «ошибки» компаний, которые потом могут обернуться проблемами с контрагентами:
1. Заключение договора
Договор должен быть заключен в письменной форме, то есть должен существовать единый документ, подписанный обеими сторонами. Отсутствие печати на договоре не влечет за собой никаких последствий. Достаточно только подписи уполномоченного лица.
Таким лицом является генеральный директор общества или лицо, у которого имеется доверенность на подписание договора. Необходимо помнить, что отсутствие у общества доверенности на подписание договора каким-либо лицом от имени контрагента дает возможность недобросовестным партнерам отказаться от сделки.
Получение факсимильной копии договора не является письменной формой, если только такая возможность прямо не предусмотрена в самом договоре. Но и в этом случае могут возникнуть проблемы: необходимо удостовериться, что факс был послан именно контрагентом.
2. Предмет договора
Зачастую стороны не прописывают предмет договора, а указывают общие формулировки: поставка какого-либо вида товара, производство каких-либо работ без их индивидуализации.
Такие договоры являются незаключенными. К договорам должны прилагаться дополнительные соглашения на каждую поставку товара или на производство каждого вида работ.
Если поставка или работы производятся по заявкам, то такие заявки должны быть оформлены в письменном виде с подписью уполномоченного лица контрагента. Заявки, принятые менеджерами по телефону, не допускаются.
Однако специфика некоторых видов бизнеса не дает возможности постоянно обмениваться оригиналами документов. В таком случае обязательно указание на договор в выставленном счете и в накладной или в акте выполненных работ. Если указание на договор отсутствует, то, к примеру, каждая накладная будет считаться разовой самостоятельной сделкой купли-продажи со всеми вытекающими из этого последствиями.
Также принципиальным является вопрос о том, на основании каких первичных документов возникает обязанность должника по оплате поставленного товара или выполненных работ. Следует помнить, что наличие счета или счета-фактуры недостаточно, у кредитора должны быть оригиналы товарных накладных с подписью и печатью покупателя, или оригиналы подписанных актов сдачи-приемки выполненных работ. Именно эти документы подтверждают выполнение встречных обязательств кредитором и являются основными доказательствами наличия задолженности при рассмотрении спора в суде.
3. Лицо, принимающее товар или выполненные работы
Законодательство предусматривает обязанность общества удостовериться, что поставляемый товар или принимаемые работы сдаются уполномоченному лицу.
К примеру, на получение товара у принимающего сотрудника контрагента должна быть доверенность, оригинал которой передается обществу.
В соответствии с п. 1 Инструкции от 14.01.67 г. № 17 «О порядке выдаче доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам предприятий, организаций и учреждений, на бланках типовой формы.
Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными.
Согласно п. 3 ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Если у общества отсутствует доверенность на лицо, принявшее товар, то недобросовестный контрагент имеет право оспаривать факт получения товара. Такая ситуация может возникнуть несмотря на то, что товар принимается по адресу контрагента на его складе материально ответственным лицом.
4. Частичное погашение задолженности
При работе с просроченной задолженностью следует помнить, что частичное погашение задолженности контрагентом, даже совсем незначительные суммы, является косвенным подтверждением признания контрагентом долга.
Поэтому даже в случае наличия у контрагента существенной задолженности, следует просить погасить хотя бы малую его часть. Это послужит впоследствии дополнительным аргументом и укрепит позицию общества в суде, в случае возникновения судебного спора.
5. Акт сверки задолженности
Зачастую при возникновении задолженности бухгалтеры проводят сверку. Однако следует помнить, что акт сверки, подписанный главным бухгалтером контрагента без доверенности, влечет недопустимость такого акта в качестве доказательства.
Судебная практика расходится по данному вопросу. Однако многие суды не считают такой акт сверки доказательством признания контрагентом задолженности.
Суд, в частности, указывают на следующие недостатки актов сверки:
• акт сверки подписан лицом, полномочия которого на совершение действий от имени контрагента не указаны, в то время как согласно правилам статьи 53 ГК РФ контрагента в силу своих полномочий может представлять только исполнительный орган (т.е. генеральный директор общества) либо действующий на основании его доверенности представитель, которому предоставлены полномочия на совершение таких действий, как признание долга. Бухгалтер на подписание акта контрагентом, как правило, доверенностью не уполномочивается.
• не указано основание возникновения задолженности,
• отсутствует ссылка на договор,
• отсутствует ссылка на период возникновения задолженности,
• отсутствует ссылка на первичные документы, на основании которых рассчитана задолженность,
• задолженность не расшифрована,
• из акта сверки невозможно определить ни обязательство, из которого возникло требование, ни правовую природу данного обязательства, ни характер требования.
Таким образом, следует настороженно относиться к заверениям главного бухгалтера контрагента и к подписываемым им документам, включая акт сверки задолженности между сторонами по договору.
Автор: Юридическая служба компании "URC Group"
Регалии автора:
Задать вопрос
