Юридические услуги

Публикации юристов

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Статья опубликована в журнале «Кадровое дело», № 9, сентябрь 2009г.

В условиях кризиса, когда многие организации снижают расходы на арендную плату путем перевода целых офисов или отдельных служб в регионы, где стоимость аренды может быть гораздо  ниже, проблема переезда для многих компаний становится все более актуальной.

Любой переезд сродни пожару, что же говорить о переезде целой организации или ее отделов, где  трудятся десятки людей, имеется масса документации, а возможно и склад продукции. Как должен быть организован переезд, как обеспечить сохранность документов,  и самое главное, как сделать так, чтобы при переезде организация сохранила коллектив и не нарушить  при этом трудовое законодательство?

А другая ли местность?

Если ваша организация планирует  переезд, стоит вначале задуматься, может быть при этом местность вовсе не «другая», а та же самая. Последствия неправильного ответа, могут быть тяжелыми, поскольку переезд в «другую» местность строго регламентирован законодательством, в котором в частности, определены гарантии и компенсации для работников, при этом не всякий переезд является переездом в «другую» местность в смысле статьи 72.1. Трудового кодекса РФ.

Законодатель не дал нам определения «другая местность», зато такое определение выработано  судебной практикой, и это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Если  новое место расположения организации или отдельной ее службы остается в том же населенном пункте, то  необходимо внести изменения в  трудовые договоры работников.

Если все-таки планируется  переезд в «другую» местность, то необходимо определить дальнейшую последовательность действий по оформлению трудовых отношений работодателя и работника.

Необходимо ли уведомление работников?

После принятия руководителем решения о переезде организации, необходимо определиться, кто из работников готов переезжать, а с кем нужно расторгать трудовой договор, и выплачивать компенсацию. Для этого нужно уведомить работников о переезде и получить письменное согласие на перевод либо отказ от такого перевода.

 На практике встречаются различные способы такого уведомления,( См № 5, 2009 )например ознакомление под расписку с приказом о переезде, публикация в корпоративном печатном издании, на интернет-сайте компании  или  направление почтового уведомления.

Представляется, что выбор способа уведомления работников во многом зависит от специфики организации и её размера. Представляется, что оптимальным способом уведомления работников небольших компаний будет ознакомление под расписку с приказом о переезде. В средних и крупных компаниях – направление уведомления   по почте  (письмом с уведомлением о вручении).

Желательно, чтобы уведомление содержало информацию о дате переезда организации, о том, что у работника есть право согласиться с переводом, и ему будет предоставлена компенсация расходов, связанных с переездом, либо отказаться от него, и при этом работник подлежит увольнению.

Необходимо отметить, что срок такого уведомления законодательно не определен, единственное, что нам говорит закон, это то, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Есть мнение, что необходимо уведомлять работника за два месяца в соответствии со ст.74 ТК РФ, однако данная статья регулирует изменение условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и имеет отдельное основание для расторжения трудового договора, и поэтому в данном случае не применяется.

В любом случае, чтобы известие о скором переезде и о необходимости срочного принятия решения не привело к потере квалифицированных кадров, лучше направить уведомления работникам в срок, позволяющий все правильно взвесить и принять нужное решение.

Как быть с сотрудниками: оформление перевода или увольнения?

По истечению срока (если таковой имел место), предоставленного работникам для принятия решения переезжать ли на новое место или отказаться от этого, с работников необходимо получить письменное подтверждения принятого ими решения.

Если сотрудник согласен на переезд в другую местность, он должен дать письменное согласие, в ином случае - письменный отказ. Желательно, чтобы согласие или отказ были оформлены по формам, утвержденным локальными нормативными актами организации, для того, что бы  в дальнейшем избежать неточных формулировок и спорных ситуаций между организацией и работником.

В случае, когда работник согласен переезжать вместе с организацией, необходимо  внести в трудовой договор соответствующее изменение путем заключения дополнительного соглашения, в котором будет определяться новое место работы.  Обратите внимание, что в  дополнительном соглашении следует предусмотреть размер компенсации расходов на переезд работника и членов его семьи, а также размер компенсации расходов по обустройству на новом месте.  После этого издается приказ о переводе на новое место работы,  с которым сотрудника необходимо ознакомить под роспись. При этом  забудьте  внести запись в трудовую книжку и в личное дело.

В случае если работник отказывается от переезда, то  трудовой договор расторгается на основании пункта 9 части первой статьи 77 ТК РФ.

Выплаты.

Тем  работникам которые отказались от переезда должны выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст.178 ТК РФ) и  компенсацию за неиспользованный отпуск ( ст. 127 и  ст. 140 ТК РФ.)
Законодательством  определено, что тем работникам, с которыми достигнута договоренность о переезде, необходимо возместить расходы по переезду и обустройству на новом месте жительства. При этом конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Законодательно закреплены минимальные размеры возмещения расходов, связанных с переездом только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, тогда как для коммерческих организаций никаких минимальных размеров не предусмотрено.

Как правило, размер возмещения расходов обсуждается с каждым конкретным работником, в зависимости от его «ценности» для работодателя и закрепляется в дополнительном соглашении к трудовому договору. В любом случае работодатель может ориентироваться на размеры возмещения, установленные для организаций, финансируемых из федерального бюджета (Постановление Правительства РФ от 02.04.2003г. №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»).

Интересен тот факт, что законодательством  определены случаи, когда работник такой организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность. Это происходит в случае, если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины или до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока - до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия. В свою очередь, работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.

Все эти положения можно  включить в дополнительное соглашение к трудовому договору или локальный нормативный акт и коммерческой организации.

Организация переезда кадровой службы.

Далеко не каждая компания может похвастаться наличием кадровой службы или даже кадровика, часто эти функции выполняет бухгалтер либо секретарь. Однако, как правило, переезд, это тот случай, когда работодатель осознает, насколько необходима организации такая служба.

Поскольку организация обязана обеспечить хранение документов, в том числе о перемещении и увольнении работников, их утрата или повреждение недопустима. В целях сохранности персональных данных работников все операции по формированию и подготовке кадровой документации к переезду должен выполнять работник кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах. Ответственный за переезд работник, например, начальник отдела кадров, должен удостовериться, что все личные дела работающих сотрудников укомплектованы требуемыми документами, а личные карточки уволенных сотрудников сформированы в отдельное дело и переданы в архив.

Документы, содержащие персональные данные работников  являются документами длительного хранения, поэтому в организации может скопиться большое количество, как документов оперативного хранения, так и архивных документов, срок хранения которых не истек. Поэтому, готовясь к переезду можно передать документы в  государственный архив, заключив договор с его территориальным отделением, либо частной фирме, оказывающей такие услуги (См. №11, 2008).

Обратите внимание, что до этого следует провести инвентаризацию архивных документов, для того, чтобы выявить документы с истекшими сроками хранения. Такие документы можно уничтожить, составив соответствующий акт (См. №4, 2009).

Обратите внимание, что при транспортировке вся документация  должна быть тщательно упакована. При этом упаковки с документами должны быть опечатаны и на склейке должна стоять подпись ответственного лица.

В настоящее время на рынке услуг существует много компаний, оказывающих организациям профессиональные услуги по переезду, в том числе по перевозке документов. Данные компании часто предоставляют специальную упаковку для перевозки документов, осуществляют их погрузку и разгрузку, а самое главное несут ответственность за сохранность груза. Это особенно важно, в случае утраты либо повреждения документации, когда переезжавшая компания   может доказать должную осмотрительность при организации переезда и обеспечения сохранности документации.

Требования к помещению

При подготовке переезда кадровой службы и перед перевозкой архива компании следует убедиться в том, что новое помещение пригодно для хранения документации. Помещение, в котором будут  храниться документы  должно соответствовать  определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50-2002 («Консервация документов. Общие требования. ГОСТ 7.50-2002» введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 05 июня 2002 №  232-ст.).

 В соответствии с законодательством,  это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещении, отводимом под архив,  не должно быть  труб водоснабжения и канализации, а также технологических выводов воды.

Архив должен быть оборудован пожарной и охранной сигнализацией, а так же системой пожаротушения. Обратите внимание, что в смежных с ним  комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. При этом место для хранения документов должно быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов. 

В сегодняшний день, найти офисное здание, в котором при строительстве   было предусмотрено специальное помещение для архива достаточно сложно. Поэтому  архив можно расположить в приспособленном помещении, но только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие вентиляционных и отопительных систем должны быть оформлены специальным актом.

Мы рассмотрели, как подготовить сотрудников к переезду кадровой службы и как определить пригодность помещения.  О том, как организовать рабочие места для сотрудников кадровой службы мы расскажем в одном из следующих номеров.



Автор: